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18

janvier

Comment faire parapher ou coter des registres comptables ?

paraphe comptableCertains documents comptables doivent être cotés et paraphés par le juge ou le greffier du tribunal de commerce. La cote (numéro de référence appliqué par perforation sur chaque page) sert à numéroter les pages encore vierges du livre comptable (chaque page est unique et irremplaçable), tandis que le paraphe (par l’apposition d’un cachet sur les 1ere et dernière pages) permet de les signer pour éviter toute falsification (ajout, remplacement, suppression…) et leur donner une date certaine.

 

Documents concernés

Obligatoires

Les délibérations des assemblées d’associés ou d’actionnaires et des organes ou conseils des sociétés commerciales sont constatées par des procès-verbaux établis sur des registres dédiés dont l’intitulé varie selon la forme juridique.

Doivent être obligatoirement cotés et paraphés les documents comptables suivants :

– registre des obligations des assemblées d’associés de SARL

– registre des délibérations de l’associé SARLU

– registre des délibérations des assemblées d’associé de société en commandite simple (SCS)

– registre des délibérations du conseil d’administration de société anonymes (SA) à conseil d’administration

– registre des délibérations du conseil de surveillance de société anonyme à directoire et conseil d’administration

– registre des délibérations des assemblées d’associés de sociétés civiles

– registre des délibérations des assemblées d’associés de sociétés civiles professionnelles (SCP) de conseil en propriété industrielle

– registre des délibérations des assemblées d’associés des sociétés d’épargne forestière

 

Facultatifs 

D’autres documents peuvent être cotés et paraphés, sans que cela ne soit obligatoire.

Il s’agit des livres de commerce tenus par les commerçants :

– livre-journal, qui enregistre les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise opération par opération et par ordre chronologique

– grand livre, qui classe par nature de compte les informations figurant par ordre chronologique dans le livre-journal

– livre d’inventaire, qui regroupe les données d’inventaire (relevé de tous les éléments d’actif et de passif mentionnant leur qualité et leur valeur) selon la nature et le mode d’évaluation des éléments qu’elles représentent.

Le livre-journal et le livre d’inventaire peuvent, à la demande du commerçant, être cotés et paraphés, dans la forme ordinaire, par le greffier du tribunal dans le ressort duquel le commerçant est immatriculé.

Chaque livre reçoit un numéro d’identification répertorié par le greffier sur un registre spécial. Des documents sous forme électronique peuvent tenir lieu de livre-journal, de grand livre et de livre d’inventaire. Dans ce cas, ils sont identifiés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve. Leur numérotation n’est plus obligatoire.

 

Depuis 1998, le livre de paie, qui recensait les mentions portées sur les bulletins de paie, et qui devait également être coté et paraphé, n’est plus obligatoire.

A SAVOIR : les livres de commerces peuvent également être paraphés et cotés au tribunal d’instance ou en mairie (à vérifier car toute les mairies ne le font pas).

 

Comment faire ?

La demande de paraphe ou de cote peut se faire :

– soit sur place au tribunal de commerce

– soit par courrier postal, en recommandé avec avis de réception

 

Cette formalité est payante, sauf en mairie. Le tarif est de 3,12 € par livre, auquel s’ajoutent des frais d’envoi. Le paiement doit être effectué par chèque libellé à l’ordre du greffe du tribunal de commerce concerné (ou par carte bancaire pour un dépôt en ligne)

 

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